În era digitalizării, tot mai multe companii din România adoptă soluții moderne pentru emiterea și arhivarea facturilor electronice prin sistemul RO e-Factura. Cu toate acestea, este important să reținem că legislația impune păstrarea acestor documente pentru o perioadă de 5 ani, conform reglementărilor din Legea contabilității nr. 82/1991 și Codul Fiscal. O arhivare corectă nu este doar o obligație legală, ci și o practică esențială pentru a asigura conformitatea și protecția datelor financiare.
Acest articol te va ajuta să înțelegi temeiurile legale și îți va prezenta o soluție eficientă: Leelo Drive, un sistem inovator care automatizează și securizează procesul de arhivare a facturilor tale electronice.
Ce Prevede Legea Despre Arhivarea Facturilor Electronice?
Conform Legii contabilității nr. 82/1991 și a Codului Fiscal, toate documentele financiar-contabile, inclusiv facturile electronice, trebuie păstrate pentru o perioadă de 5 ani. Această obligație se aplică și facturilor transmise prin sistemul național RO e-Factura.
Chiar dacă facturile sunt încărcate în Spațiul Privat Virtual (SPV) al ANAF, acestea sunt disponibile pentru descărcare doar pentru 60 de zile. După această perioadă, obligația de a arhiva documentele revine companiei.
Este important de menționat faptul că, dacă nu îți păstrezi facturile în formatul original (de exemplu, fișierul XML semnat electronic de Ministerul Finanțelor), riști să nu poți justifica deducerea TVA sau să întâmpini probleme în cazul unui control fiscal.
Ce Riscuri Implică Arhivarea Ineficientă?
Multe companii aleg să arhiveze facturile electronic pe stick-uri USB, hard disk-uri externe sau chiar pe servere locale. Aceste soluții însă prezintă numeroase riscuri: dispozitivele de stocare pot fi pierdute, deteriorate sau corupte, punând în pericol siguranța datelor și conformitatea legală. În cazul unui control fiscal, lipsa arhivelor corecte poate atrage sancțiuni din partea ANAF.
Mai mult, gestionarea manuală a descărcării și păstrării acestor documente poate deveni o povară, în special pentru companiile care emit și primesc un volum mare de facturi electronice. Automatizarea acestui proces devine tot mai necesară pentru a evita greșelile umane și pentru a garanta securitatea și integritatea datelor.
Cum Te Poate Ajuta Leelo Drive?
Leelo Drive vine în întâmpinarea acestei provocări cu o soluție complet automatizată de stocare și arhivare a facturilor electronice. Iată cum funcționează și cum îți poate salva afacerea de la eventualele complicații fiscale:
- Salvarea automată a eFacturilor: După ce facturile sunt transmise și procesate de ANAF prin sistemul RO e-Factura, Leelo Drive descarcă automat fișierele XML, împreună cu semnătura electronică aplicată de Ministerul Finanțelor, și le stochează în cloud-ul propriu. Acestea sunt păstrate în siguranță pentru întreaga perioadă legală de 5 ani și nu numai.
- Acces ușor și colaborare în timp real: Leelo Drive nu este doar o soluție de arhivare; este și un spațiu de colaborare pentru echipele tale. Poți partaja și lucra în timp real cu membrii echipei pe documente importante (inclusiv fișiere Word, Excel sau PowerPoint). Astfel, poți îmbunătăți fluxul de lucru și asigura că toate datele financiare sunt gestionate eficient.
- Securitate garantată: Leelo Drive este o soluție bazată pe cloud, eliminând riscurile asociate cu pierderea sau deteriorarea dispozitivelor de stocare fizică. Datele tale sunt protejate de backup-uri automate și sunt accesibile oricând, de oriunde.
- Conformitate fiscală: Automatizând procesul de stocare și arhivare a facturilor electronice, Leelo Drive te ajută să respecți cerințele legale fără efort suplimentar. În caz de control fiscal, vei avea toate documentele la îndemână, păstrate în formatul cerut de legislație.
Concluzie: Simplifică Arhivarea Facturilor cu Leelo Drive
Păstrarea facturilor electronice conform cerințelor legale nu trebuie să fie un proces complicat. Cu Leelo Drive, ai parte de o soluție automatizată, sigură și eficientă, care îți permite să te concentrezi pe ceea ce contează cu adevărat: creșterea afacerii tale. Asigură-te că respecți legea și îți protejezi datele financiare cu această soluție inovatoare.
Nu lăsa arhivarea facturilor să devină o povară! Achiziționează orice pachet Leelo și primești automat această funcție, împreună cu spațiul de stocare necesar, pentru a scăpa de grija conformității fiscale pentru următorii 5 ani. În plus, dacă dorești să accesezi fonduri europene pentru digitalizarea IMM-urilor, achiziționarea Leelo poate fi o soluție ideală. Software-ul nostru îndeplinește 6 din cele 12 criterii DESI, esențiale pentru a deveni eligibil în obținerea finanțării. Află mai multe în articolul Accesează fonduri europene pentru digitalizarea IMM-urilor: Criterii DESI.
Leelo îți oferă nu doar arhivare sigură, ci și acces la soluții moderne de digitalizare!